Jak prowadzić kasę grupową, żeby nikt nie miał pytań.
Cztery krótkie opisy tego, co skarbnik robi w ciągu roku. Nie musisz używać Gruplo, żeby z nich skorzystać, ale z Gruplo pójdzie szybciej.
Kasa grupowa przez cały rok, krok po kroku
Skarbnik, który ma jeden powtarzalny rytm, poświęca kasie kilka minut w tygodniu, a nie kilka wieczorów w roku.
Ustalcie na zebraniu, na co zbieracie i ile. Zapiszcie kwotę, termin i cel. Ustalenie „na słowo” kończy się pytaniami po dwóch miesiącach.
Otwórzcie zbiórkę z konkretną kwotą i terminem. W Gruplo każde dziecko od razu dostaje swoją pozycję do zapłaty, więc lista „kto nie wpłacił” jest zawsze aktualna.
Wyślijcie rodzicom jedną wiadomość: kwota, termin, BLIK albo numer konta i tytuł przelewu. Przycisk „Udostępnij” przy zbiórce składa taki tekst za was.
Oznaczajcie wpłaty na bieżąco, zaraz po zobaczeniu ich na koncie. Jedno kliknięcie na dziecko. Odkładanie tego na koniec tygodnia to początek bałaganu w rozliczeniach.
Każdy wydatek dodawajcie w dniu zakupu, ze zdjęciem paragonu. Na koniec roku nie będziecie niczego odtwarzać z pamięci.
Jak rozliczać się z rodzicami, nie pokazując, kto ile wpłacił
Publiczna lista dłużników jest jednym z najczęstszych źródeł konfliktów w grupach rodziców. Da się być przejrzystym bez niej.
Wszyscy widzą to, co dotyczy całej grupy: ile jest w kasie, ile wydano i na co. To odpowiada na pytanie „gdzie są nasze pieniądze”.
Każdy rodzic widzi tylko swoje dziecko: ile zalega i historię własnych wpłat. Nie musi ani wiedzieć, ani tłumaczyć się z tego, co robią inni.
Skarbnik widzi, kto wpłacił, bo bez tego nie da się prowadzić kasy. Ta wiedza zostaje u skarbnika i nie trafia na czat grupy.
Przypominajcie prywatnie. Wiadomość do jednej osoby zamiast listy nazwisk na czacie załatwia sprawę bez wstydu. W Gruplo robi to przycisk „Wyślij przypomnienie” przy zbiórce z terminem: tydzień przed terminem wysyła delikatne przypomnienie, w dniu terminu ponaglenie, i tylko rodzicom dzieci bez wpłaty.
Rozliczenie wycieczki lub zbiórki celowej
Po zbiórce zwykle zostaje trochę pieniędzy albo trochę brakuje. Warto to rozstrzygnąć od razu, póki wszyscy pamiętają, na co była zbiórka.
Zamknijcie zbiórkę, gdy wpłyną ostatnie wpłaty. Od tej chwili nie da się już zmieniać wpłat, więc liczby przestają się ruszać.
Dodajcie wszystkie wydatki powiązane ze zbiórką (bilety, transport, wstępy) razem z paragonami. Bez nich wyliczona nadwyżka jest nieprawdziwa.
Sprawdźcie różnicę: zebrane minus wydane. W Gruplo liczy ją panel rozliczenia zbiórki.
Przy nadwyżce zdecydujcie: zostaje w kasie grupy albo wraca do wpłacających, proporcjonalnie do ich wpłat. Zwrot skarbnik wykonuje sam (BLIK, przelew) i oznacza go w aplikacji.
Przy niedoborze w Gruplo brak pokrywa saldo grupy i nikt nie dopłaca. Jeśli grupa woli dopłaty, ustalcie to z rodzicami przed zbiórką, nie po niej.
Rola skarbnika: co do niego należy
Skarbnik nie jest bankiem ani księgowym. To osoba, która pilnuje, żeby wpłaty i wydatki były zapisane i żeby każdy mógł je sprawdzić.
Zbiera wpłaty i je zapisuje. Pieniądze idą bezpośrednio do skarbnika (BLIK, przelew), nie przez żadną aplikację.
Płaci za to, co zatwierdziła grupa, i zbiera dowody: paragon, fakturę albo potwierdzenie przelewu.
Zawsze potrafi odpowiedzieć na pytanie „ile jest w kasie”, bez szukania w notesie.
Rozlicza się na koniec każdej zbiórki i na koniec roku. To najłatwiejsze, jeśli wcześniejsze kroki były zapisywane na bieżąco.
Przekazuje kasę następcy z pełną historią. Wystarczy napisać do nas, żeby dopisać nowego skarbnika i usunąć poprzedniego - historia wpłat i wydatków zostaje w grupie.